It might seem that in today's globalized world, that the trade is becoming easier to carry out. However, it is important to remember that doing business outside of Poland comes with extra requirements. Knowing the regulations is key to avoiding penalties and operating legally, especially when it comes to battery-powered products.
Wymogi dotyczące produkcji i sprzedaży baterii i produktów na baterie, określa Ustawa o bateriach. Jej przepisy szczegółowo regulują obowiązki podmiotów profesjonalnych uczestniczących w całym cyklu życia baterii – od producentów (wprowadzających baterie do obrotu), przez sprzedawców (hurtowych i detalicznych) dystrybuujących je na rynku, po podmioty zbierające i przetwarzające zużyte baterie. Szczegółowość regulacji ma na celu zapewnienie ochrony środowiska i prawidłowego gospodarowania produktem, który może mieć na to środowisko negatywny wpływ. Przepisy w praktyce mogą jednak rodzić wątpliwości interpretacyjne, zwłaszcza, że nie posługują się one standardowo definicją producenta, tylko wprowadzającego do obrotu.
Who bears the responsibilities?
The greatest burden of responsibility lies with the entity "placing batteries on the market." The Act on Batteries defines this concept broadly (Article 6, points 22 and 23 of the Act on Batteries), granting this status to any entrepreneur who is:
- a manufacturer producing batteries in their own factory or commissioning their production to a subcontractor, with their logo placed on them.
- an importer bringing batteries in from outside the European Economic Area (EEA).
- a buyer of batteries within the EEA, if they are brought for one own use (within the framework of so-called intra-Community acquisition for the needs of their own business). if they bring them for their own use (within the framework of the so-called intra-Community acquisition for their own business purposes),
- a seller of batteries purchased in another EEA country in Poland - separately, in a battery-powered product, or in a vehicle, if they are the first to sell them in Poland.
If a factory manufactures batteries in-house but labels them with the logo of the company that commissioned the production, it will not have obligations related to placing batteries on the market. However, it is crucial to properly define the terms of cooperation in the production order.
An example: Firma „Mikuś” importuje z Chin zabawki, w których są zamontowane baterie. Będzie traktowana jako producent baterii w rozumieniu Ustawy o bateriach, ponieważ to ona po raz pierwszy wprowadza je na polski rynek (w produkcie na baterie importowanym z Chin). Taka sama sytuacja będzie dotyczyć przywiezienia produktu na baterie z innego państwa UE, bo przedsiębiorca będzie ich wprowadzającym na polski rynek.
W praktyce najwięcej wątpliwości budzi ostatni punkt. Może pojawić się wątpliwość, kiedy bateria kupiona na rynku unijnym i dołączona do produktu na baterie oferowanego przez inny podmiot jest ponownie wprowadzona do obrotu. Czy musimy ją kupić od polskiego sprzedawcy, żeby była dalej jedynie sprzedawana czy zawsze wkładając ją do produktu będziemy mieli obowiązki takie jak jej producent? Kwestia ta bywa przedmiotem sporów z organami kontroli. Pomocą dla przedsiębiorców może być uzyskanie interpretacji indywidualnej we właściwym organie, albo przedstawienie swojej wykładni przepisów. W oparciu o definicję wprowadzenia do obrotu, bo ono może mieć miejsce tylko raz.
When does the "placing on the market" take place?
The moment from which obligations related to batteries are counted is precisely their placing on the market. This means the first making available of batteries on the market, regardless of whether a financial transaction related to the supply has actually occurred. According to the regulations, the following is considered placing on the market (Article 6, point 23 and Article 7, paragraph 1 of the Act on Batteries):
- sale of domestically produced batteries in Poland: issuance of a delivery document related to the release of goods to the buyer or an invoice documenting the settlement,
- import: the moment when the goods "clear customs" (are brought into the territory of Poland) in the case of batteries stored in a customs warehouse or imported from outside the EU with direct customs clearance – the dates on the customs documents are decisive,
- a purchase in another EEA country: issuance of an invoice documenting the settlement.
Jeżeli firma ma więcej dokumentów dotyczących baterii, które są związane z jej wprowadzeniem do obrotu, przyjmuje się datę najwcześniejszego dokumentu. Mimo, że opisane zasady mogą się wydawać skomplikowane, są korzystne dla przedsiębiorców w porównaniu do innych przepisów związanych z wymogami dla wyrobów. Samo zaoferowanie baterii do sprzedaży w momencie, gdy weszły na stan magazynowy (w przypadku baterii produkowanych w UE), nie będzie traktowane jako ich wprowadzenie do obrotu. Co ważne, to wprowadzający baterie musi zadbać o właściwe (poprawnie wypełnione) dokumenty, na podstawie których można jednoznacznie określić potrzebne daty na wypadek kontroli (art. 7 ust. 3 Ustawy o bateriach). Oznacza to, że sprowadzając do Polski produkty na baterie, przedsiębiorca musi pamiętać o dodatkowych obowiązkach w porównaniu do innych firm.
BDO registration and consequences of the lack of registration
Przed rozpoczęciem działalności polegającej na wprowadzaniu baterii do obrotu (w produkcie na baterie), producent musi zarejestrować się w Bazie Danych o Odpadach (BDO). Numer rejestrowy BDO musi być umieszczany na wszystkich dokumentach związanych z obrotem bateriami, w tym na fakturach (art. 30 Ustawy o bateriach). Rejestracja w BDO ma na celu identyfikację i monitorowanie przepływu baterii na rynku polskim. Dane zawarte w rejestrze są wykorzystywane przez organy kontrolne do weryfikacji działalności przedsiębiorców. Brak wpisu do BDO i nieumieszczanie numeru rejestrowego na dokumentach to dwa odrębne wykroczenia, które mogą skutkować nałożeniem grzywny (do 5.000,00 zł), przy czym to pierwsze następuje z przepisów dotyczących odpadów i może dodatkowo wiązać się z karą aresztu. W przypadku importu produktów z zamontowanymi bateriami, obowiązek rejestracji często umyka przedsiębiorcom.
If an entrepreneur conducts business in several EU countries, the export of batteries abroad before the end of the year in which they were brought to Poland will result in them being treated as if they were never in our country (Article 34(4) of the Act on Batteries). However, this entails other obligations – registration and settlement of obligations related to these batteries in the member state to which they were sent. This is important because any sanctions, such as financial penalties or criminal liability, are determined by each country individually.
Requirements for placing batteries on the market and consequences of their violation
The regulations specify which batteries can be offered to buyers. It also specifies what labeling and additional information must be attached to this type of product.
- Composition restrictions (Article 8 of the Act on Batteries): the content of mercury and cadmium in batteries (with the exception of batteries for medical devices, emergency or alarm systems) is strictly limited and cannot exceed the maximum concentrations specified in the regulations.
- Design requirements (Article 11(1) and (1a) of the Act on Batteries): ease of removing used batteries from equipment or the possibility of removal by a professional service.
- Operating instructions (Article 11(2)-(4) of the Act on Batteries): equipment in which batteries are installed must be accompanied by instructions in Polish, containing information on how to safely remove the batteries from the equipment and the type of batteries installed (this does not apply to equipment whose specificity prevents the user from independently disassembling the batteries).
- Accompanying information (Article 31(3) of the Act on Batteries): lead-acid batteries (automotive and industrial) must be accompanied by information on the conditions and procedure for their return and on organized collection points.
- Labeling (Article 9 of the Act on Batteries): the information that must be on the battery should be visible, legible, and durable, and include:
- the symbol for separate collection (crossed-out wheeled bin),
- in the case of batteries containing specified amounts of heavy metals (mercury, cadmium, lead) – the appropriate chemical symbol (Hg, Cd, Pb),
- in the case of portable and automotive batteries – information about their capacity.
Prawidłowe oznakowanie informuje konsumentów o właściwym postępowaniu ze zużytymi bateriami i ułatwia selektywną zbiórkę oraz recykling. Nie umieszcza się ich na produkcie na baterie, ale na samej baterii. W przypadku stwierdzenia, że bateria nie spełnia wymagań dotyczących składu lub oznakowania, organ kontrolny nałoży na wprowadzającego ją do obrotu obowiązek jej wycofania z rynku i wymierzyć mu karę pieniężną od 2.000,00 zł do 150.000,00 zł (art. 97 Ustawy o bateriach). Taką samą karę może otrzymać przedsiębiorca za brak instrukcji (art. 99 Ustawy o bateriach), przy czym jeżeli dystrybutor nie zorientował się o braku takiego dokumentu, może dostać grzywnę (art. 77 Ustawy o bateriach).
Records, reporting and educational campaigns
Wprowadzający produkty na baterie na rynek, jeżeli dołącza do nich baterie, ma obowiązek finansowania publicznych kampanii edukacyjnych, które mają na celu podniesienie świadomości ekologicznej społeczeństwa w zakresie prawidłowego postępowania ze zużytymi bateriami (art. 37 ust. 1 Ustawy o bateriach). Wysokość środków przeznaczonych na te kampanie jest często powiązana z masą wprowadzonych do obrotu baterii. Kampanie te powinny informować o wpływie substancji zawartych w bateriach na środowisko i zdrowie, o selektywnym zbieraniu oraz o dostępnych systemach zbiórki i recyklingu.
Such an entrepreneur must also keep records containing information on the type and weight of batteries placed on the market (Article 34 of the Act on Batteries). These records are kept on an ongoing basis, month by month, based on documents such as weight notes or other documentation regarding product parameters. Based on these records, annual reports are prepared and must be submitted to the Marshal of the Voivodeship by March 15th of the following calendar year. These reports include data on the quantity and type of batteries introduced, the collection rates achieved, and information on public educational campaigns carried out. The control authorities may request documentation for the past 5 years.
Are you a producer or seller of batteries or products with batteries? You also have obligations regarding battery waste.
Do you want to learn more about this? Follow our website and YouTube channel for more useful information.
Publication prepared on the basis of the Act of April 24, 2009, on batteries and accumulators (Journal of Laws of 2024, item 1004; hereinafter referred to as the "Act on Batteries").
